Obieg faktur w firmie – co powinieneś o nim wiedzieć?

Każdy, nawet początkujący przedsiębiorca wie, że usystematyzowany obieg faktur pozwala na lepszą kontrolę przychodów oraz obciążeń w firmie. Jak powinien wyglądać? Co powinieneś o nim wiedzieć, aby dobrze nim zarządzać? Wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.

Na czym polega obieg faktur?

Obieg faktur można rozpisać na kilka mniejszych procesów. Chodzi o rejestrowanie pism, porządkowanie, odpowiednia klasyfikacja dokumentów oraz ich archiwizacja. Każde przedsiębiorstwo powinno wypracować własną ścieżkę każdego z powyższych działań, uwzględniając zasoby ludzkie, podział obowiązek oraz branżę i zapisy prawne, według których działa. Warto pamiętać, aby stworzone zasady były proste, a także zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Każdy dokument powinien przechodzić przez taką samą procedurę.

Jak sklasyfikować konkretne dokumenty firmowe?

Dokumenty firmowe można podzielić w prosty sposób na kilka kategorii. Dowody księgowe dzielą się na zbiorcze (np. raport kasowy), rozliczeniowe, korygujące (np. korygujące faktury VAT), a także zastępcze. Taki podział powinien wystarczyć do właściwej klasyfikacji każdego rodzaju dokumentu, który pojawi się w firmie.

Obieg faktur w firmie – instrukcja

Jak należy sporządzić instrukcję obiegu faktur w firmie, aby była czytelna dla każdego pracownika? Niestety, nie ma z góry ustalonego wzoru, do którego można dopisać procesy charakteryzujące działalność danej firmy. Co więc warto w niej uwzględnić?

  • Jakie informacje powinny zawierać w sobie właściwe dokumenty księgowe?
  • Jaki pracownik powinien przyjąć oraz wystawić dany dokument?
  • Wzór prawidłowo oznaczonego dokumentu.
  • W jakim terminie należy dostarczyć odpowiedni dokument?
  • Do kogo należy dostarczyć właściwy dokument?
  • Kto jest upoważniony do podpisywania, sporządzania, przyjmowania oraz kontrolowania dokumentów księgowych?

Dlaczego warto sporządzić instrukcję obiegu faktur?

Instrukcja obiegu faktur, którą stosuje się w praktyce, daje możliwość poprawienia organizacji oraz przepływu dokumentacji, a także usprawnia działanie całej firmy. Napisana zrozumiałym językiem, wywieszona w widocznym miejscu oraz respektowana przez wszystkich pracowników daje większą kontrolę nad obiegiem faktur i innych dokumentów, które są z nimi związane.

Podsumowanie

Jasno zdefiniowany obieg faktur w firmie daje realną kontrolę nad przebiegiem wielu procesów, które są związane z finansami przedsiębiorstwa. Dlatego warto poświęcić mu szczególną uwagę oraz właściwie go zaplanować. Pomoże Ci w tym odpowiednio stworzona instrukcja obiegu faktów w przedsiębiorstwie. Powodzenia!

Obieg faktur w firmie – co powinieneś o nim wiedzieć?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here