Zaproszenie na Webinar „Jak zdalnie dostarczać dokumenty do księgowej i nie gubić faktur – wystawianie faktur i elektroniczne archiwum” Mali i średni przedsiębiorcy jak również Freelancerzy bardzo często decydują na prowadzenie samodzielnie własnej księgowości lub co jest najczęściej praktykowane korzystają z zewnętrznego biura księgowego. Taka forma rozliczania jest obarczona pewnymi obowiązkami i powoduje, że dość dużo czasu tracimy na wystawianie i zbieranie faktur jak również na ich dostarczaniu do biura księgowego. Obecnie wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest dozwolone przez prawo. Czy drukowanie dokumentów i faktur jest jeszcze potrzebne?
Najczęściej jednak podstawowym dokumentem w obiegu firmowym jest faktura. To na jej podstawie przedsiębiorcy tworzą ewidencję przychodów i dokonują rozliczenia swojej działalności. Zatem właściwe gromadzenie i rozliczanie faktur daje lepszy wgląd w kondycję prowadzonej działalności.
Dokumenty obecnie nie muszą być drukowane a ich obrót musi być w formie papierowej.
Coraz więcej dokumentów nie musi być drukowana i jest to związane zarówno z samą możliwością technologiczną jak również z obowiązującymi przepisami prawa. Mimo to wciąż wśród wielu przedsiębiorców pokutuje na ten temat opinia, która niekoniecznie pokrywają się z prawdą. Największe obawy w tym zakresie mają księgowi którzy cały czas domagają się formy papierowej w przekazywaniu i przechowywaniu faktur. Na przekór opinii księgowych starej daty zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej w tym zasady ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Dodatkowo legislacja w tym zakresie jak również w zakresie innych dokumentów zmienia się dość dynamicznie na korzyść elektronicznemu obiegowi dokumentów. Jest to związane ze strategią unijną „Europa 2020”, która bardzo dokładnie wskazuje na szeroką dostępność cyfryzacji dla wszelkiego obrotu gospodarczego.
Zgodnie z przepisami Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r., wystawione bądź otrzymane faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jest jednoznaczne z tym, że nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Ponadto zeskanowane faktury papierowe również mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Należy pamiętać że musza zostać zachowane pewne zasady przechowywania danych.
Dokumentami, które należy drukować są m.in raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej, a także ewidencja przebiegu pojazdu. Oczywiście dokumenty wymagające formy pisemnej również są wykluczone z obsługi tylko i wyłącznie elektronicznej np. akty notarialne.
Dla księgowych wychodzą na przeciw również twórcy programów i systemów do obsługi dokumentów elektronicznych tworząc funkcjonalności pozwalające na zachowanie tych samych procedur jak przy dokumentach papierowych np. w systemie elektronicznym program do jej obsługi daje możliwość pełnego opisu faktury jak również jej powiązania z innymi dokumentami jak np. faktura-zamówienie-umowa. Takie rozwiązania pozwalają na jeszcze lepszą obsługę, dostępnośći szybkość pracy z fakturami niż jest to możliwe w przypadku faktur papierowych. Nie mówiąc już o zczytywaniu faktru prz pomocy OCR-u i pełnej integracji z programami księgowymi i możliwością pełnej automatyzacji procesów księgowania.
Pewne regulacje są wskazują przepisy prawne dotyczące prowadzenia księgi rachunkowej takie przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony. Oczywiście istnieją również inne ogólne przesłanki które powinny być zachowane i dotyczy to głównie zasad bezpieczeństwa. Pozostałem funkcje jak etykietowanie, nadawanie opisów itd. to są tylko elementy która mają na celu lepszą i wygodniejszą pracę z dokumentami.
Wymiana dokumentów w formie elektronicznej jest dopuszczalna nie tylko w przypadku faktur.
Obecnie rozwój technologiczny, funkcjonalności systemów do elektronicznej obsługi dokumentów oraz obowiązujące przepisy jak najbardziej dopuszczają takie formy wymiany dokumentów i to w coraz większym spectrum. Wymiana dokumentów pomiędzy firmami to jeden z podstawowych procesów biznesowych. Codziennie różne przedsiębiorcy wymieniają nie tylko faktury ale np. umowy, zamówienia, faktur czy inne dokumenty. Coraz częściej odbywa się to za pośrednictwem plików elektronicznych, które znajdują liczne rzesze zwolenników głównie wśród osób młodych i tych którzy podążają za trendami technologicznymi. Forma elektroniczna jest uznawana nawet jeżeli tego nie regulują przepisy.
Coraz więcej branż przechodzi na ten rodzaj obiegu dokumentów i to nie tylko faktur. Oczywiście są branże które dalej muszą wypełniać obowiązek wymiany dokumentów papierowych jak np. branża nieruchomości jednak nawet wtedy mogą one stosować systemy elektroniczne jako wspomagające obszary papierowe. Często zdarza się że niektóre firmy i branże z uwagi na użyteczność elektronicznej formy stosują model papierowy i elektroniczny równolegle.
Teraz z elektronicznego obiegu dokumentów korzystają już małe i średnie firmy – startupy i freelancerzy jak również wolne zawody.
Należy zauważyć że ze względu na dostępność technologiczną i cenową to, co było dotychczas zarezerwowane tylko dla największych graczy, teraz dostępne jest także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Głównie dlatego że przejście na tego typu rozwiązanie wiązało się dużymi kosztami inwestycyjnymi i kosztami obsługi. Teraz rozwiązania w modelu chmurowym dają zupełnie inne dużo bardziej powszechne możliwości.
Systemy do elektronicznego obiegu faktur i dokumentów odróżniają od zwykłego e-maila dodatkowe funkcjonalności jak moduł tworzenia dokumentów, archiwizacja i bezpośrednie katalogowanie dokumentów dają też dostęp wielu użytkownikom – można przydzielać uprawnienia. To ogromna przewaga, ale nie jedyna. Nowoczesne systemy oprócz wysyłania dokumentów w tym faktur, pozwalają na zebranie pełnoprawnych potwierdzeń odbioru (np. przy wysyłce faktur korygujących) czy wręcz odręcznych podpisów składanych na ekranie dotykowym. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad dużą ilością dokumentacji, które otrzymujemy i wysyłamy.
Elektroniczny obrót dokumentami i fakturami jest coraz popularniejszy wśród małych firm i freelancerów
Z uwagi na rosnącą popularność pracy zdalnej i związanej z tym formie samozatrudnienia takie rozwiązanie jest idealne dla osób pracujących zdalnie lub niezależnie np. nad projektami. Rośnie popyt na pracę zdalną to rośnie popyt na oszczędności czasowe. Elektroniczny obrót dokumentami i wymiana ich z wieloma partnerami (pracodawcą, księgową, podwykonawcami itp.) daje wymierne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu i pieniędzy. Oczywiście do popularności tego typu technologii związana jest z coraz mniejszymi kosztami licencji jak również z coraz prostszą obsługą i użytecznością
Dodatkowo dostępności cenowa i dodatkowe funkcjonalności sprawiają że programy tego typu tworzą niejako wirtualny sekretariat i znacznie przyśpieszają pracę co daje wymierne korzyści dla firm których nigdy nie byłoby stać na drogie wdrożenia.
Tutaj pomaga również legislacja. Prawo dąży do zwiększenia popularności tego typu rozwiązań i zamiany obrotu papierowych dokumentów na elektroniczne. Ostatnio wprowadzono kilka udogodnień związanych z e-fakturami np. zniesienie konieczności otrzymania zgody kontrahenta na otrzymanie e-faktury.
Wydaje się, że systemy do agregacji, tworzenia i udostępniania wszelkiej dokumentacji niedługo będą coraz popularniejsze również wśród osób prywatnych, gdyż będą zespalały w jednym miejscu różne dziedziny zycia jak dokumenty medyczne, zus, skarbowe i inne.
Technologie Elektronicznego Obiegu dokumentów wspomagają zawodową mobilność
Każdy pracownik zdalny lub pracujący w terenie musi być wyposażony w niezbędne narzędzia do wykonywania pracy. Oczywiście dobór narzędzi ma przynieść możliwość wykonywania pracy w odpowiednim zakresie czasowym jak również dać dodatkowo wymierne korzyści czyli przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów. Takie rozwiązania wspomagają nie tylko pracowników ale również managerów którzy są ciągle w ruchu i chcą jak najwygodniej i najszybciej obsługiwać procesy finansowe i procesy obiegu dokumentów z zachowaniem pełnej kontroli.
Przedsiębiorca nie musi już jeździć do księgowej aby dostarczyć faktury.
Systemy do elektronicznej obsługi faktur dają tutaj znaczące korzyści. Właśnie system EBi24 to system do elektronicznego obiegu dokumentów i wystawiania faktur. Dzięki niemu wszyscy, którzy pracują zdalnie lub mają biuro księgowe na drugim końcu miasta nie muszą martwić się jak i kiedy je przekazać. Minimalne staje się także ryzyko przypadkowego zagubienia faktury. Należy tez pamiętać że gromadzenie faktur jest również łatwiejsze i tutaj przychodzą z pomocą urządzenia mobilne dzięki którym natychmiast możemy fakturę kosztową umieścić w odpowiednim katalogu i udostępnić księgowej lub innej osobie.
System taki jak EBI24 przychodzi z pomocą i daje możliwość wymiany dokumentów w bardzo prosty, szybki i skuteczny sposób na wielu płaszczyznach. Tutaj korzyści są nie do przecenienia i każdy kto już korzysta z tego typu rozwiązań nigdy z nich nie zrezygnuje.
Wdrożenie i korzystanie z sytemu do elektronicznej obsługi faktur jest szybkie i bardzo proste.
Wdrożenie systemu jest bardzo szybkie. Rozpoczęcie pracy zaczyna się od wprowadzenia danych firmowych i danych kontrahentów i osób współpracujących. Obsługę zaczynamy od wystawienia lub umieszczenia w nim pierwszych dokumentów. Platformę można obsługiwać z dowolnego miejsca o dowolnym czasie jak również z urządzenia mobilnego.
O tym jak działań system do elektronicznej obsługi faktur i dokumentów w chmurze będzie można przekonać się już wkrótce podczas webinaru na żywo już 29 listopada br o godz. 16.00 gdzie zaprezentujemy możliwości systemu EBI24 na razie pod katem obsługi faktur.
Zainteresowanych zapraszamy – REJESTRACJA na http://bit.ly/EBI24_WEBINAR
